ПОСЛОВНА ЕДУКАЦИЈА – Како да састанак буде успјешан

avgust 16. | Категорија: Некатегоризовано | Објавио: Aco0305959 Нема коментара

ПРИПРЕМА ЈЕ КЉУЧ УСПЈЕХА

Колико састанака имам за собом, сада ће неко да ме учи како да држим састанке? Шта ту има да се учи? Можда ће се ово запитати неко ко сматра да му велики број састанака на којима је био или их је држао, обезбјеђује потребна знања и вјештине, и да нема потребе да више учи. Ипак, препоруке стручњака указују да за успјешност састанка није довољно искуство изражено
у њиховом броју. Истраживања показују да чак 36 одсто састанака не постиже циљ због којих су одржавани, а трећина времена проведена на састанцима је изгубљена. Истраживање је спроведено на узорку 1000 менаџера у САД.
„Ма, ми то знамо“
Да ли сте се послије неког састанка запитали о чему смо то разговарали, шта смо се договорили, шта је мој задатак, зашто сам уопште био на овом састанку? Ако јесте, нисте једини, јер та питања себи постављају пословни људи широм планете. Поменуто истраживање указује да велики број састанака, умјесто да „изради“ квалитетне идеје и одлуке, само повећава конфузију, неодлучност и неодговорност, при чему су стрес и фрустрација код учесника састанка пратећа појава.
Састанци треба да кроз размјену мишљења и сучељавања ставова донесу најквалитетније одлуке, или, да се на њима већ донијете одлуке саопште и појасне онима који треба да их спроводе. Циљ им је да смање тензије или ријеше конфликте, како међу учесницима састанка, тако и у самој организацији. Примједбе на квалитет састанка, увијек треба да буду усмјерене на онога ко припрема и води састанак, јер само од њега (њих)
зависи да ли ће се учесници састанка разићи са јасним ставовима у вези са темама, због којих су и дошли на састанак.
Узрок бројних примједби на (не) успјешност састанка налази се у чињеници да велики број компанија у свијету не спроводи никакву обуку за организовање и вођење састанака, јер се сматра да „ми то знамо“. А према спроведеним истраживањима, менаџери више од половине свог времена проводе управо на састанцима. Теорија препоручује да сваки састанак треба да има шест битних ставки: ЦИЉ, АГЕНДУ, ПРИПРЕМУ, ВРИЈЕМЕ, ФОКУС И УПРАВЉАЊЕ.
Састанак треба да има циљ, зато прије сазивања састанка треба одговорити на питање – да ли нам тај састанак уопште треба? Ако се процијени да нам је потребан, утврђује се агенда (садржај састанка), која треба да садржи све теме које се као предлог шаљу учесницима, с молбом да предложе допуну. Коначну агенду утврђује онај ко организује састанак. Нема никаквог разлога да дневни ред састанка буде кратак и нејасан. Теорија истиче да менаџери не треба да се плаше дневног реда, који садржи много информација о тачкама којима ће се бавити. Такав днени ред показује да су се организатори састанка добро припремили и наговјештава да ће он бити успјешан. Савјетује се да дневни ред садржи од три до шест тачака. Ако има још питања која треба да се размотре, боље је да се закаже још један састанак. Тачка „разно“ не треба да буде дио дневног реда, јер се по правилу претвара у непотребно одуговлачење и губљење времена.
Ако учесник састанка жели да се разговара о некој теми, треба да се обрати особи која води састанак, са захтјевом да прошири дневни ред, а не да тражи да то буде под „разно“. Уз дневни ред се, по правилу, достављају материјали и информације, који ће допринијети успјеху састанка. Материјали морају бити концизни и конкретни.
Припрема подразумијева да особље које организује састанак утврди термин, који одговара свим учесницима састанка, обезбиједи салу и све техничке услове за одржавање састанка, провјери да ли раде рачунари, озвучења, пројектори, видео-везе, одштампа материјале за састанак. Организатор састанка треба да одреди чланове тима, који ће бити задужени за извјештавање о одређеним темама и за предлагање закључака о којима ће се изјашњавати чланови тима.
Није добро да се закључци формирају спонтано, усмено и послије дискусије. То упућује да организатор и његов тим нису имали визију како да ријеше неки проблем. Позив за састанак садржи: дневни ред (свака тачка треба да има утврђено вријеме за дискусију), информације гдје се одржава састанак, када почиње и када ће се завршити, име особе која сазива и води састанак, учеснике састанка, записничара, особе које ће представити одређене теме…
ПОШТОВАТИ АГЕНДУ, АЛИ И ЉУДЕ
Састанак треба да започне у најављено вријеме, чак, иако сви учесници нису присутни. Чекање оних који касне је омаловажавање оних који су дошли на вријеме.
Последица може бити то, да на наредним састанцима буде све мање оних који долазе на вријеме.
Ако унапријед нисте одредили вријеме трајања састанка, постоји опасност да састанак траје, док се сви присутни не испричају. Тада је ријеч о не професионалном приступу послу, па се намеће питање – ако се не поштује термин састанка, како ће се поштовати термини утврђени за важне пројекте. Експерти се слажу да састанци не би требало да трају дуже од два сата. Окупљања која трају цио дан, треба да се подијеле у мање састанке, са више пауза. Ако има више учесника, састанци треба да буду краћи. Група од шест људи може конструктивно да комуницира и дуже вријеме, али група од 30 до 60 људи може само да сједи и слуша нечије „излагање“. Састанци са више од 15 присутних захтијевају већу формалност, поштовање, одређене процедуре и правила, што такве састанке чини сложенијим и мање спонтаним. Важни састанци на којима се одлучује и рјешавају проблеми не треба да имају више од 15 учесника.
Фокус састанка треба да буде агенда – ДНЕВНИ РЕД.
О фокусу брине вођа састанка. Састанак мора да има предсједавајућег. Прије преласка на дневни ред, он саопштава правила рада. Пожељно је да буду донијети концензусом. На редовним састанцима једном донесена правила се подразумијевају.
Предсједавајући даје и одузима ријеч, води састанак по дневном реду, формулише закључке послије дискусија, даје приједлог одлука на гласање, и казује особи која води записник шта је битно да буде у записнику. Предсједавајући даје највећи допринос на почетку састанка, у својој уводној ријечи, када својим наступом и тоном даје печат читавом тону састанка. Али, он не мора да има највишу функцију од свих присутних. Састанку може да присуствује и, на примјер директор, али то не значи да он мора да предсједава. Он ће, захваљујући функцији, бити најважнија особа на састанку, што не значи да треба први да узме ријеч, да излагање претвори „у предавање“ и да користи тон којим ће „угасити“ могућност сваке полемике о изнијетим ставовима. Па ко ће хтјети да послије њега дискутује? Он треба да се јави када чује шта су присутни рекли и да обједини све то у неке поруке, смјернице…. Својим понашањем, треба да буде примјер. Не смије да се мимо предсједавајућег укључује у дискусију, а када даје примједбе, треба да буде тактичан и да полемише о ставовима, а не сличностима. Учесници се не
критикују јавно на састанку, већ у четири ока. Мора да води рачуна, и о изразима лица и говору тијела, како не би увриједио друге учеснике.
П Р А В И Л А
Правила за састанке: унапријед се утврђује вријеме почетка и завршетка састанка: састанак почиње и завршава на вријеме; дневни ред се шаље унапријед, како би се омогућиле допуне дневног реда; учесници састанка треба да добију квалитетне информације: група је отворена за све нове идеје; неслагања се рјешавају кроз отворену дискусију; идеје и ставове поткријепити примјерима, приједлоге и идеје саслушати пажљиво с добром намјером; мишљење учесника треба бити вредновано, без обзира на положај у предузећу; дискусија треба да води ка реализацији циља састанка, нису дозвољени лични напади (увреде, сарказам, омаловажавање…); учесници састанка треба да дају допринос састанку; предсједавајући обавјештава учеснике о нивоу повјерљивости материјала; поштовати дневни ред и правила рада на састанку; одлуке доносити концензусом; донијете одлуке
треба да поштују сви учесници; записник садржи све битне одлуке, закључке и дискусије и вјерно одражавају дух састанка; анализирати реализацију закључака са претходног састанка.
Поштовање наведених корака и препорука, води ка успјешном састанку,
тврди се у свим књигама из области менаџмента.

КАНЦЕЛАРИЈА
СИНДИКАЛНЕ ОРГАНИЗАЦИЈЕ

Опширније